DX(デジタルトランスフォーメーション)

QRコードを読み取ってGoogle Formsに自動で反映！ – DX

商品管理、サンプル管理、機器管理など様々な業務をスプレッドシートでされてる方も多いと思います
このような管理業務では、ミスの大きな原因になる手入力を避けるため、スプレッドシートに自動でデータを反映できるGoogle Form(グーグルフォーム – 以下「フォーム」)が重宝します

しかしフォームの中には必ず同じ値(文字や数字など)を入れる項目もあると思います
入力漏れや入力ミスを防ぐため、フォームとQRコードを使用して、この固定の値を自動で入力する方法を解説します

実運用の流れとしては、QRコードを読み取ると、いくつか(もしくはすべて)の項目が自動で入力されたフォームが表示されます

やりたいこと

QRコードを読み込んだ時に、いくつか(もしくはすべて)の項目が自動で入力されたフォームを表示したい

注意

今回のやり方はフォームの編集権限が必須なため、ご自身で作成されたフォームかご自身に編集権限が付与されたフォームでしかできません
ご了承をお願いいたします

解決方法

1. 対象のフォームを開き、右下にある鉛筆マークをクリックします

2. 右上の点が縦に3つ並んでいるボタンをクリックし、「事前入力したURLを取得」をクリックします

3. フォーム表示時に表示したい値を各項目に入力し、最下部の「リンクを取得」をクリックします
※自動入力を適応したくない項目には入力は不要です

4. 画面最下部に表示される「リンクをコピー」を押下します

5. QRコード作成サイトに移動します
※QRコードが作成できるサイトであれば何でも構いませんが、以下の説明ではこちらのサイトを例に解説しています

6. 「QR data (text or URL)」の右にある入力欄にコピーしたURLをペーストします

7. 右に表示されるQRコードの上で右クリックをし、保存します

6. 保存したQRコードを配布したり、印刷して壁などに貼り付ければ完成です

最後に

下記は今回作ったQRコードです
読み取ると、上記の例として使用している画像と同じ値が入力されたフォームが表示されます

今回のように、作業の効率化などは無料のツール同士をうまく連携させることで可能なことが多々あります
DX(デジタルトランスフォーメーション)と聞くと、「難しそう、お金もかかりそう、失敗しそう」と思うかもしれません
しかし、社内SEの経験から、社内業務は膨大なお金や人件費をかけてする変革ではなく、無料でできることから始めた方がよいと思います
AIやOCR(文字を読み取る技術)など小難しい技術はその後です…かなり後です

他にもご要望などあればお気軽にコメントまたはContactからご連絡ください